Come funziona la protocollazione digitale dei documenti

Nell’ambito delle attività di amministrazione, la protocollazione dei documenti assume un’importanza fondamentale. Ma in che cosa consiste la protocollazione? Si tratta di registrare un documento ad un protocollo. Quindi tutti i documenti che vengono ricevuti, sia che essi vengano spediti o conservati a mano, devono essere inseriti all’interno di un registro, che è costituito proprio dal protocollo. La protocollazione di un documento è un’azione molto importante, perché così i documenti vari possono essere registrati secondo le norme e possono essere anche più facili da conservare.

Come si fa la protocollazione dei documenti

Mentre tradizionalmente la protocollazione dei documenti avveniva manualmente, adesso si può fare ricorso a degli strumenti come Regystrum. Stiamo parlando di un software che dà la possibilità di registrare qualunque tipo di file, quindi, oltre ai documenti, anche fogli elettronici e immagini.

Il programma a cui facciamo riferimento è capace di assegnare un numero di protocollo progressivo, un titolo e un oggetto al documento, oltre che la sua descrizione, e permette di semplificare tutta la procedura grazie anche ad una classificazione che può essere personalizzata.

Si possono integrare anche interi fascicoli e il numero di protocollo può essere stampato all’interno dei file che sono soggetti a protocollazione. È molto importante, infatti, nella protocollazione stessa che i documenti riportino un identificativo univoco, la data di ricezione e il nome del mittente.

I vantaggi della gestione con il protocollo digitale

Anche la gestione del protocollo può ricavare diversi vantaggi, se si fa ricorso ai processi digitalizzati. La digitalizzazione ormai è qualcosa che interessa tutte le aziende e il suo obiettivo principale è quello di facilitare e semplificare le operazioni.

Senza il ricorso alla digitalizzazione si avrebbero molte questioni complesse da risolvere. Infatti si dovrebbe fare ricorso ad un tempo molto lungo e a risorse particolarmente notevoli. Il protocollo digitale, con supporto software, mette in campo diversi vantaggi.

Oltre alla riduzione dei tempi e dei costi, si può conseguire un’ottimizzazione dei processi aziendali. Si può arrivare alla sicurezza e alla protezione dei documenti, si ha una riduzione dello spazio fisico che tradizionalmente viene richiesto per conservare archiviati i documenti cartacei.

Inoltre i documenti digitali così conservati possono essere consultabili in qualsiasi momento, in qualunque contesto, utilizzando dispositivi di diverso genere.

Quali sono le differenze tra un archivio digitale e uno cartaceo

A livello tradizionale la protocollazione dei documenti e la loro archiviazione, oltre che la conservazione, sono state delle procedure fatte in maniera manuale e rivolte principalmente all’archiviazione cartacea.

L’archiviazione cartacea, però, può risultare particolarmente onerosa. Infatti occorre conservare i documenti in raccoglitori, nelle cartellette, nelle buste plastificate e poi il tutto va conservato all’interno di scatole che devono essere opportunamente etichettate.

Tutto ciò comporta per le aziende un grande impegno di risorse. Infatti, oltre ad avere delle persone che si dedicano appositamente a queste operazioni, l’archivio cartaceo prevede la predisposizione di uno spazio fisico da dedicare a tutto ciò.

L’archiviazione cartacea non fa altro che allungare i processi aziendali, influendo anche sulla produttività. Il tempo richiesto per la classificazione dei documenti è molto e anche quello per il loro reperimento in vista di una consultazione anche rapida.

Con la protocollazione e l’archiviazione digitale dei documenti, questi vengono inseriti su appositi supporti informatici, attraverso piattaforme importanti, ben organizzate e che si mostrano intuitive per gli utenti. Tutto questo dà il vantaggio di massimizzare il rapporto fra costi e benefici e concorre ad ottimizzare tutti i processi gestionali all’interno dell’azienda.

Forte su questo impulso, l’azienda ha anche la possibilità di sviluppare ulteriormente il proprio business di riferimento, togliendo le risorse destinate alla gestione dell’archivio cartaceo, per spostarle in altri ambiti di crescita.